EMA account: aggiornamenti per una gestione più semplice e sicura

Nel corso del 2024, l’EMA Account Management, la piattaforma utilizzata per gestire l’accesso ai sistemi dell’European Medicines Agency (EMA), ha introdotto numerose novità per semplificare l’esperienza degli utenti e migliorare la sicurezza.

EMA Account Management è il punto di accesso per interagire con le principali applicazioni dell’agenzia, come EudraVigilance, SPOR e CTIS. Tramite questa piattaforma, gli utenti possono creare un account, recuperare credenziali, richiedere accessi specifici e gestire i permessi per le loro organizzazioni. Inoltre, con il supporto dell’autenticazione multifattoriale, la sicurezza delle interazioni digitali è garantita, senza compromettere la semplicità d’uso.

Tra gli aggiornamenti più significativi spiccano:

• Autenticazione tramite email. Dal 30 settembre 2024, tutti i nuovi utenti possono accedere ai sistemi EMA utilizzando l’autenticazione tramite email, un sistema più semplice e sicuro. Questa modalità sostituisce username e password con un One-Time Passcode (OTP) inviato all’indirizzo email dell’utente.
  Gli utenti esistenti hanno la possibilità di attivare questa funzionalità attraverso un processo di opt-in disponibile nel menu della piattaforma. Per facilitare la transizione, l’EMA invia promemoria regolari, e dal gennaio 2025 l’autenticazione tramite email diventerà obbligatoria per tutti gli account. Questo cambiamento migliora l’usabilità e riduce i problemi legati al recupero delle credenziali.
• Chiusura autonoma degli account. Per chi non ha più bisogno di un account EMA, è ora possibile chiuderlo autonomamente tramite un’apposita opzione nel menu. Gli utenti che lasciano un’organizzazione o cambiano ruolo possono quindi terminare l’account senza dover contattare il Service Desk. Gli amministratori devono però assicurarsi che le responsabilità chiave, come il ruolo di User Administrator, siano trasferite prima della chiusura.
• Gestione avanzata dei ruoli e collegamento con OMS. L’EMA ha migliorato la gestione dei ruoli attraverso un’integrazione con il sistema Organization Management Services (OMS), che consente agli utenti di cercare e selezionare la propria organizzazione prima di richiedere un ruolo specifico.
  Sono stati inoltre aggiunti nuovi ruoli per il Product Management System (PMS), parte del progetto SPOR, inclusi l’interfaccia utente del prodotto e l’utente qualificato del settore. Per alcune richieste che richiedono documentazione di supporto, gli utenti possono ora caricare i file direttamente durante la procedura di richiesta, riducendo così i tempi e la complessità del processo di approvazione.
  A completare questo approccio, l’EMA ha introdotto modelli predefiniti che semplificano la compilazione e l’invio della documentazione necessaria, garantendo una maggiore trasparenza e conformità agli standard regolatori.
• Gestione avanzata degli accessi. L’EMA ha introdotto strumenti per semplificare la gestione degli accessi:
  • Con lo shopping cart organizzativo, gli utenti possono aggiungere più organizzazioni a una singola richiesta, velocizzando il processo di selezione.
  • Le fusioni tra organizzazioni vengono ora segnalate con notifiche agli amministratori, che possono rivedere e aggiornare gli accessi per garantire una gestione uniforme.
  • Infine, le sedi inattive sono ora chiaramente identificate e non selezionabili, migliorando la chiarezza e riducendo errori.

Oltre alle nuove funzionalità, l’EMA ha lavorato per migliorare l’efficienza tecnica della piattaforma. Gli utenti possono beneficiare di:

• Pulizia automatica degli account disabilitati, che elimina l’accesso per chi lascia un’organizzazione.
• Convalida dei dati di contatto a ogni login, garantendo informazioni sempre aggiornate.
• Integrazione semplificata con strumenti collaborativi come Microsoft Teams e SharePoint, senza dover cambiare account o utilizzare modalità complesse.

Con queste innovazioni, l’EMA conferma il suo impegno per migliorare la sicurezza e la semplicità di utilizzo della piattaforma. L’autenticazione tramite email, la gestione avanzata degli accessi e le ottimizzazioni tecniche rappresentano un passo avanti verso un’esperienza utente più fluida ed efficace.

Per chi interagisce con i sistemi EMA, queste novità non solo semplificano i processi, ma garantiscono anche un livello di sicurezza superiore, adattandosi alle esigenze di un panorama sempre più digitale.